SECRÉTAIRE EXÉCUTIF

DESCRIPTION DU POSTE

Mission principale
Le Secrétaire Exécutif de l’entreprise est responsable de la gestion administrative globale de l’entreprise, y compris la coordination des équipes administratives, la mise en œuvre des politiques et procédures décidées par le Conseil de l’entreprise et l’organisation efficace des activités internes de l’entreprise.
Responsabilités et Activités
1. Gestion Administrative
– Assurer la gestion quotidienne des affaires administratives et techniques de l’entreprise et des dossiers du personnel.
– Organiser et superviser la mise en œuvre des décisions prises par le Conseil de l’entreprise.
– Gérer la documentation officielle, les correspondances et veiller au respect des délais administratifs.
– Assurer la gestion des travaux du Conseil, des commissions et des assemblées (procès-verbaux, réception des travaux, archivage, suivi, etc.).
– Valider les besoins d’entretien, de réparation et de fonctionnement des locaux recensés par la secrétaire.
– Valider le paiement en espèces des besoins d’entretien, de réparation et de fonctionnement des locaux exprimés inférieur ou égal à 200 000 F CFA.
– Proposer une mise à jour régulière du manuel de gestion administrative et financière au fur et à mesure de l’évolution des activités du Conseil. Les mises à jour devront être approuvées par le Conseil et dûment datées pour pouvoir en suivre l’évolution.
– Effectuer toutes autres tâches qui lui sont déléguées par le/la Président(e), le/la Secrétaire général(e) ou les Présidents des commissions.
2. Coordination du Personnel Administratif
– Encadrer, superviser et organiser le travail du personnel administratif de l’entreprise.
– Assurer la bonne répartition des tâches et le développement des compétences du personnel administratif.
– Mettre en place des actions de suivi de performance et veiller à l’atteinte des objectifs fixés.
3. Application des Politiques et Procédures
– Faire appliquer les décisions, politiques et procédures définies par le Conseil de l’entreprise.
– Veiller à l’adhérence aux procédures internes et à la conformité aux règlements professionnels.
4. Communication et Relations Institutionnelles
– Assurer la liaison entre les différents membres du Conseil, le personnel administratif et les autres parties prenantes (clients, autorités publiques, partenaires).
– Préparer les réunions, les rapports et assurer le suivi des actions décidées lors des réunions du Conseil.
5. Gestion des Ressources Humaines
– Participer à la gestion du recrutement, de la formation et de l’évaluation du personnel administratif.
– Assurer la gestion des absences, des congés et des autres démarches liées au personnel.
6. Gestion Budgétaire
– Participer à l’élaboration du budget annuel de l’entreprise en lien avec la trésorerie et la comptabilité.
– Assurer le suivi des dépenses administratives et faire respecter les budgets alloués.
7. Veille Juridique et Règlementaire
– Assurer une veille juridique pour garantir la conformité des activités de l’entreprise avec les normes légales et professionnelles en vigueur.

Profil du poste

Compétences et Qualifications
• Formation minimum : Bac+5 en gestion, comptabilité, audit, administration privée/publique, droit, ou tout autre domaine pertinent.
• Expérience : Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans une organisation professionnelle ou une structure administrative.
• Compétences techniques :
– Excellentes compétences en gestion administrative, organisation et gestion d’équipe.
– Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, logiciels de gestion administrative).
– Connaissance des normes et procédures juridiques applicables à l’entreprise.
• Compétences comportementales :
– Leadership, capacité à fédérer et à motiver une équipe.
– Rigueur, sens de l’organisation et de la planification.
– Excellentes compétences en communication écrite et orale.
– Discrétion, intégrité et respect de la confidentialité.

Dossiers de candidature

Les candidats intéressés peuvent envoyer leur CV accompagné d’une lettre de motivation à l’adresse suivante : recrutement@efc-ci.com / recrutement.eugeka@gmail.com
NB : merci de préciser en objet « secrétaire administratif »