Responsable administratif et financier

DESCRIPTION DU POSTE

Présentation de la structure

Akwaba Mousso est une ONG ivoirienne qui opère un centre basé à Cocody, Abidjan, dédié à la prise en charge holistique des femmes et des filles victimes de violences basées sur le genre. Depuis sa création, le centre s’engage à offrir un espace sûr et inclusif où les survivantes peuvent trouver un soutien psychosocial, médical, juridique et judiciaire, ainsi que des services d’insertion sociale et professionnelle et un programme de prévention et d’animation communautaire.

Le centre propose un Parcours Violences, offrant une prise en charge individualisée et multidisciplinaire, comprenant des consultations médicales et psychologiques, des conseils juridiques, un accompagnement social et une solution d’hébergement pour les femmes les plus vulnérables.

En parallèle, le Parcours Social propose des activités visant à renforcer l’;autonomie des femmes et leur insertion professionnelle, tout en fournissant un soutien psychosocial continu.

Akwaba Mousso accorde aussi une grande importance à l’implication communautaire et à la sensibilisation à la prévention des violences basées sur le genre. Le centre organise des sessions de sensibilisation dans les écoles, les universités, les communautés locales et pour le grand public.

 

Mission principale

Sous la supervision hiérarchique de la directrice exécutive, le·la responsable administratif et financier est en charge du pilotage financier et administratif des activités d’Akwaba Mousso.

A ce titre il·elle a pour principales missions de piloter, de coordonner et de superviser la comptabilité, la trésorerie, la gestion des fonds, et propose une politique financière à court, moyen et long terme du centre. Il·elle aide à mettre en place le budget, valide les décisions prises, rend possibles les projets et l’équilibre budgétaire. Il·elle informe la direction en permanence sur la santé financière du centre. Il·elle assure enfin la gestion des ressources humaines du centre.

Les principales missions confiées au·à la responsable administratif et financier sont les suivantes :

1. Gestion budgétaire

La gestion budgétaire du centre est conduite en étroite collaboration avec l’équipe opérationnelle et la directrice exécutive. Le·la responsable administratif et financier sera en charge de :

• Coordonner et participer à la planification budgétaire pluriannuelle et suivre l’exécution budgétaire des activités du centre;
• Réaliser mensuellement une analyse du niveau de réalisation du budget du centre, notamment des projets qui y sont mis en œuvre et formuler des recommandations, sur la base des méthodologies du centre;
•  Préparer, assurer la validation interne et la transmission aux bailleurs de fonds des rapports financiers et des demandes de décaissement en collaboration avec la direction opérationnelle dans le respect des délais ;
•  Suivre en collaboration avec l’équipe opérationnelle le respect des dispositions des conventions de financements et l’exécution budgétaire pour chaque convention. 

2. Gestion comptable et financière

La gestion comptable et financière est principalement réalisée par le·la responsable administratif et financier, avec l’assistance de l’équipe opérationnelle. Il·elle devra notamment :

• Entretenir des relations régulières avec la banque et obtenir les informations nécessaires
  pour le suivi de nos activités ;
• Développer et mettre à jour les outils de suivi financier conformément aux outils et procédures internes du centre;
• Veiller au classement et à l’archivage des documents comptables et financiers ; et tout autre document en lien avec l’activité ;
• Fournir un accompagnement méthodologique à l’équipe opérationnelle et les former sur l’appropriation des outils et les réponses aux questions relatives aux procédures du centre;
• Mettre en place une comptabilité par projets (le cas échéant) afin de faciliter et rendre plus fiables les rapports auprès des différents bailleurs ;
• Assurer le suivi des dépenses du centre ainsi que des projets et de leur affectation/réaffectation en collaboration avec le·la responsable des opération et la
  directrice exécutive;
• Contrôler le niveau de trésorerie du centre et suivre les paiements ;
• Superviser et valider les clôtures trimestrielle et annuelle consolidées (en cas de pluralité de projets et de bailleurs) dans le respect du délai et selon les contrôles définis par les procédures du centre;
• Planifier et suivre les audits internes et externes, notamment en fonction des exigences des bailleurs, et vérifier le respect du circuit d’autorisation des dépenses ;
• Assurer les contrôles nécessaires à la fiabilisation des données financières (contrôles decaisse – rapprochements bancaires) ;
• Veiller à la mise en œuvre des recommandations d’audit
• Assurer le contrôle des pièces comptables ;
• Assurer le paiement des salaires des collaborateurs du centre;
• Préparer les demandes d’approvisionnement du compte bancaire et de la caisse en collaboration avec les équipes opérationnelles ;
• Appuyer la Direction dans la rédaction des réponses aux appels d’offres/Appels à soumission et à la soumission des demandes de financements ;
• Conseiller la Directrice Exécutive sur les conséquences financières et comptables des décisions et plans programmatiques.

3. Gestion administrative et contractuelle

• Accompagner et aider à l’appropriation des procédures et des politiques ainsi que l’utilisation des outils de suivi par l’équipe et s’assurer de leur bonne mise en œuvre ;
• Analyser les besoins organisationnels, préconiser des outils et méthodes selon les obligations administratives, comptables, financières et juridiques ;
• Traitement de la paie et des déclarations liées, en collaboration avec un cabinet comptable ;
• Appuyer l’équipe dans les procédures relatives à la législation locale et aux obligations fiscales ;
• Assurer la gestion administrative du personnel (contrats de travail et dossiers personnels de chacun, suivi administratif des congés, etc…)
• Élaborer avec la responsable des opérations et/ou la directrice exécutive les contrats de travail
• Participer aux procédures de passation de marché et appuyer le·la chargé·e de projets ainsi que le·la responsable des opérations dans la conduite de ces procédures ;
• Préparer les déclarations et s’assurer du paiement des taxes si nécessaire, en collaboration avec un cabinet comptable ;
• Veiller au classement et à l’archivage des documents administratifs ; et tout autre document en lien avec l’activité ;
• Élaborer les actes relatifs à la gestion administrative du personnel (assurer le suivi des données relatives à la paie, aux congés, aux remboursements des frais de personnel …) ;
• Contribuer à la préparation des réunions du Conseil d’Administration et autre organe de gouvernance de l’association ;
• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national ;

N.B : Cette liste de tâches est non exhaustive

Savoir-faire

• Avoir une parfaite maîtrise des logiciels de comptabilité et de gestion ;
• Maîtrise du logiciel Excel et de la suite Office.
• Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.
• Sens de l’organisation et rigueur dans le travail.
• Bonnes compétences en communication et en travail d'équipe.
• Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projets internationaux et de leurs composantes administratives, financières et juridiques en matière de suivi et gestion budgétaire;
• Connaissance des obligations fiscales, sociales et réglementaires d’une association/ONG
• Connaissances des dispositions légales et réglementaires en vigueur dans le pays
• Connaissances en comptabilité analytique
• Connaissance en Droit fiscal et droit des sociétés
• Connaissances approfondies en contrôle de gestion, finance, informatique de gestion ;
• La connaissance des règles et règlements des bailleurs tels que l’AFD, USAID, sera un atout ;
• Maitrise de la langue française ;
• La maitrise de l’anglais sera un atout.

Savoir-être

• Rigueur, réactivité, intégrité, autonomie, capacité d’adaptation et diplomatie ;
• Capacité à prioriser, déléguer, organiser son travail ;
• Facilité dans les relations humaines et bonne communication ;
• Motivation pour le travail auprès de femmes vulnérables et d’enfants;
• Intérêt pour le travail d’équipe et des contacts humains ;
• Conscience professionnelle et discrétion ;
• Capacités managériales
  Formation et expérience

Formation et expérience

• Diplôme universitaire (Master minimum) en finance, comptabilité, gestion ou domaine connexe.
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle significative dans un poste similaire, de préférence dans le secteur associatif ou humanitaire.

Condition de travail

Type d’emploi : CDD de 6 mois renouvelable
Localisation : Cocody Palmeraie, Abidjan, Côte d’ivoire

Candidature

Votre CV et votre lettre de motivation doivent être adressés à recrutement@akwabamousso.org avec pour objet « Candidature responsable administratif et financier »
Date de prise de poste souhaitée : 01/09/2024
Date et heure limites de candidature : 10/08/2024 20h59

N.B : Les candidatures féminines sont vivement encouragées