DESCRIPTION DU POSTE
ASSISTANTE DE DIRECTION
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Métier(s): Secrétariat
Expérience: 2 ans
Lieu: Côte d’Ivoire
Date de publication: 13/09/2024
Date limite: 27/09/2024
VARIANCE GRH
recrute
ASSISTANTE DE DIRECTION
Description du poste
En collaboration étroite avec différents services, directions et prestataires externes, vous assurez le secrétariat de la Direction, aidez la hiérarchie et l’ensemble de l’équipe dans le traitement des dossiers administratifs. A ce titre, vos missions au quotidien seront les suivantes :
-Recevoir et orienter les visiteurs téléphoniquement ou physiquement ;
-Recevoir et décharger divers documents, les remettre aux personnes concernées ;
-Traiter des communications téléphoniques (appels, transmission d’appels, information et orientation des interlocuteurs) ;
-Concevoir et rédiger des documents professionnels (courriers, rapports, notes, formulaires …) ;
-Classer, archiver et conserver les documents (physiques et numériques) ;
-Réaliser la reprographie de documents (photocopie, reliure, etc.) ;
-Recueillir les besoins de formation des membres de sa direction et se rapprocher des services concernés en vue de leur prise en compte dans le plan de formation de l’entreprise ;
-S’assurer de la réalisation effective des formations avec des prestataires agréés, en collaboration avec les services concernés ;
-Effectuer la programmation des formations avec les instructeurs et suivre leurs réalisations ;
-Organiser les salles de réunion et les pauses café lors des réunions, séminaires et formations de la Direction ;
-Constituer les dossiers des instructeurs de la compagnie pour la délivrance des autorisations de formation auprès des autorités compétentes ;
-Gérer les stocks de matériels et fournitures de bureau de sa direction (recueillir les besoins, faire les commandes auprès des services concernés, réceptionner, conserver et distribuer) ;
-Assurer la mise à jour du curriculum vitae des techniciens après l’acquisition de nouvelles compétences à l’issue des formations ;
-Suivre les dossiers des techniciens avions, assurer leur mise à jour régulière et les tenir prêts pour les audits ;
-Préparer des dossiers pour les audits ou inspections et le renouvellement des licences des techniciens ;
-Transmettre les spécificités de certains matériels au service concerné pour achat ;
-Vérifier les factures des prestataires, s’assurer de leur validation et suivre leur règlement ;
-Effectuer la facturation pour la location d’outillages ou pour des services offerts à des compagnies aériennes et s’assurer des règlements ;
-Établir des rapports d’activité et les transmettre à sa hiérarchie ;
-Effectuer toutes autres tâches confiées par la hiérarchie dans le cadre de ses activités.
Profil du poste
Titulaire d’un BAC+2/3 en Assistanat de Direction ou équivalent, vous totalisez au moins 2 ans d’expérience dans une fonction similaire. Vous avez une excellente capacité de communication (orale et écrite en Anglais/Français). En plus de faire preuve de bonnes connaissances des techniques de secrétariat, de communication et de gestion administrative, vous maîtrisez aisément les méthodes de classement, de gestion d’agenda et les techniques d’accueil. Imperméable au stress, organisé, méthodique, vous avez le sens de l’initiative, des priorités et de la confidentialité. La polyvalence, la rigueur, la courtoisie, le dynamisme, la disponibilité et la proactivité sont autant de qualités pour le poste.
Dossiers de candidature
Merci de nous envoyer avant le 27/09/2024,
lettre de motivation avec prétentions salariales,
02 photos et CV à VARIANCE GRH sis :
TREICHVILLE, Avenue 17 rue 38.
tel : 27 21 74 68 14 ; 01 40-65-80-31 / 05 75 13 46 65
Email : recrutement@variancegrh.com /
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