AGENT DE BUREAU

DESCRIPTION DU POSTE

• Métier(s): Secrétariat, Logistique/Transport
• Niveau(x): BAC+2
• Expérience:
• Lieu: Côte d’Ivoire
• Date de publication: 27/09/2024
• Date limite: 10/10/2024

L’Agent de bureau sera chargé de fournir un soutien administratif et logistique aux différentes unités de l’UCP-FM. Il/elle devra assurer le bon déroulement des tâches quotidiennes, notamment la gestion du courrier, l’organisation des réunions, la gestion des fournitures de bureau, et d’autres activités connexes.
L’Agent de Bureau sera responsable des tâches suivantes :
• Gestion des documents et des communications internes : Réception, enregistrement, distribution et des documents internes et externes.
• Accueil et orientation : Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques, et orienter les visiteurs et appels vers les services appropriés.
• Organisation des réunions : Préparer les salles de réunion, envoyer les invitations et assurer le suivi des décisions.
• Gestion des fournitures de bureau : Veiller à la disponibilité des fournitures de bureau, passer des commandes et gérer les stocks.
• Appui logistique : Aider à la planification et à l’organisation des missions et événements, y compris les réservations de transport et d’hébergement. Renseigner le logiciel Fuel Manager.
• Support administratif : Rédiger des lettres, des notes de service, des comptes-rendus, et d’autres documents administratifs.
• Gestion des archives : Contribuer à la gestion et à la conservation des archives physiques et numériques de l’UCP-FM en collaboration avec l’archiviste.
• Autres tâches : Exécuter toutes autres tâches connexes qui pourraient être assignées par les supérieurs hiérarchiques.

Profil du poste

• Formation : Au minimum un diplôme de niveau BAC + 2
• Expérience : Une expérience de 1 an minimum dans un poste similaire (agent de bureau, secrétaire, logisticien, etc) est requise. Les stages longue durée sont considérés comme une expérience significative.
• Une expérience au sein d’une organisation similaire (ONG, secteur public, etc.) est un atout.
• Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques (MS Office, Outlook), Internet et des systèmes de gestion de documents, bonne connaissance du scannage des documents.
• Compétences personnelles :
o Excellentes capacités de communication orale et écrite.
o Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
o Sens de l’organisation et attention aux détails.
o Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.

Dossiers de candidature

Le dossier de candidature sera constitué de :
 Une lettre de motivation adressée au Coordonnateur ;
 Un Curriculum vitae (CV) détaillé avec les références de trois (3) personnes pouvant attester les qualités professionnelles et morales du candidat ;
 Une copie de la carte nationale d’identité ou du passeport ;
 Une copie des diplômes et certificats de formation ;
 Une copie des certificats et/ ou attestations de travail prouvant les expériences de travail passées et actuelles.
Le candidat est invité à :
– Soit soumissionner sur le site de l’UCP FM au lien suivant : https://ucp-fm.com/emplois.
Les documents à envoyer devront être scannés de préférence en un seul document tout en respectant l’ordre comme énoncé plus haut
– Soit déposer physiquement et sous plis fermé, les jours ouvrables de 8 heures à 16 heures (heure locale) en quatre (4) copies (un original et trois copies) à l’adresse suivante :
Secrétariat de l’Unité de Coordination des Projets subventionnés par le Fonds Mondial (UCP-FM),
Situation géographique : Abidjan Commune de Cocody, Riviera Bonoumin non loin du supermarché Cap Nord, Résidences Sithem 2, rue I49,; lot n°124 de l’îlot n°11, TEL : 01 43 36 35 35
Google Map : https://maps.app.goo.gl/tNWFbUcg4UVuybHh9
Le dossier doit être anonyme et ne porter que la mention « Recrutement pour le poste d’Agent de bureau »
Le délai limite de soumission des candidatures est fixé à deux (2) semaines soit 14 jours calendaires après la publication de l’appel à candidatures. Toutes les candidatures devront être reçues à cette date, avant 16H 00, délai de rigueur.